Rådgivning

Konsultstöd – Affärskoncept

Nya förutsättningar och nya typer av produkter kan medföra behov av justering av affärskoncept, förändrade principer för ledning, översyn av företagsorganisation med verksamhetsledningsystem och processer för produktutveckling.

Rådgivning för att uppnå mål och framgång med program och projekt vid framtagning av nya tekniska system eller andra produkter av icke-teknisk kraraktär, kan avse stöd vid framtagning av affärskoncept, principer för ledning, översyn av företagsorganisation med verksamhetsledningsystem och processer för produktutveckling med förslag till förbättringar.

Stöd vid rådgivning kan ta konkret form genom framtagning av handlingsplaner för olika viktiga åtgärder för att nå mål och framgång.

Produktutveckling sker i program och projekt. Reglering av tekniskt ansvar, genomförande och uppföjning av tekniskt systemarbete (Systems Engieering, SE) från idé till färdigt teknisk system eller produkt är väsentligt för att kunna uppnå mål och framgång.

I program och projekt som avser komplexa tekniska system och produkter kan det finnas stora utmaningar i att rigga den totala affären med ekonomiska förutsättningar, målsättningar, kravställningar, användare, formell kund (anskaffningsorganisation), systemleverantör med många underleverantörer och tillgång till specifika teknologier. Framtagna tekniska system ska eventuellt kunna samverka med många andra tekniska system. Stöd kan ges vid sådana situationer när det t.ex. finns stora utmaningar och behov av helhetssyn och multidisciplinära kompetenser.

Handlingsplaner

Handlingsplaner säkerställer att idéer och beslutade program och projekt för framtagning av nya tekniska system och produkter når mål och framgång. Nya förutsättningar kan ställa helt nya krav på affärsutövande, verksamhetsledning och organisation.

Handlingsplaner för att nå strategiska mål och framgång kan exempelvis avse:

• Tillgång till information
• Tillgång till väsentlig FoU, teknik och produkter
• Rekrytering av kompetenser
• Produktionssystem och utrustningar
• Översyn av utvecklingsprocesser:
  • Projekt
  • Tekniskt systemarbete
  • Projektansvar
  • Tekniskt ansvar
• Översyn av ledningssystem vad avser tekniskt ansvar och tekniskt genomförande, exempelvis:
  • Företagets ledningsorganisation
  • Ledningsstöd – Stabs- och planeringsfunktion
  • Verksamhetsledningssystem
• Kvalitetssystem vad avser tekniskt ansvar och tekniskt genomförande.

Översyn av utvecklingsprocesser

Företag och organisationer som genomför systemutveckling bör ha ett reglerat arbetssätt för tekniskt systemarbete (System Engineering) och en produktprocess som reglerar tekniskt ansvar och tekniskt systemarbete i projekt.

En produktutvecklingsprocess som följer vedertagna tekniska systemarbetsprinciper är ett sätt att reducera tekniska och ekonomiska risker i ett projekt. Tidiga konstaterade behov av tekniska förändringsåtgärder är mer kostnadseffektivt än att behöva ändra en produkt senare under exempelvis produktion.

Det är därför det är viktigt med kravanalyser, funktionsanalyser m.m. innan det detaljerade konstruktions- eller programmeringsarbetet sätts igång. Sker inte kravanalyser på rätt sätt kan projekt exempelvis missa lag- och regelverkskrav som är omöjliga att implementera i senare faser.

Program och projekt för framtagning av tekniska system och produkter bör ha en tydlig beskrivning av:

• Projektledning: Projekt framtar planer, leder genomförande och gör projektuppföljningar som följer vedertagna projektledningsmetoder.
• Teknisk systemarbetsledning: Projektets tekniska systemarbete regleras i en systemarbetsplan, tekniskt systemarbete genomförs och följs upp av teknisk systemarbetsledare i projektet samt följs upp genom oberoende tekniska uppföljningar.

Det bör finnas ett tydligt teknisk ansvar i en systemutvecklande organisationen med reglerade principer för teknisk ledning, genomförande och teknisk uppföljning. Detta inkluderar kopplingar till organisationens kvalitetssäkringssystem samt verifiering (kontroll) och validering i projekt.

Strukturerade och väl organiserade integrerade projekt där det teknisk systemarbetet och det tekniska ansvaret är tydligt reglerat i förhållande till program- och projektledning, är numera en självklarhet för organisationer som tar fram komplexa tekniska system som är riskutsatta avseende systemsäkerhet (och framöver även avseende cybersäkerhet).

Översyn av ledningssystem

Företag och organisationer behöver ett ledningssystem för kort- och långsiktig ledning av organisation och verksamhet. En organisation som agerar utan eftertanke kommer för eller senare att få problem. Det bör finnas principer för planering, uppdragsstyrning och uppföljning. Vidare bör det finnas processer och rutiner för inriktning av hur verksamhet kan utföras.

Med ett effektivt ledningssystem som verkar på lång och kort sikt, kan ledning och utövare tillsammans och synkroniserat verka i en övergripande huvudriktning. Organisationen blir lärande. Genom delning av koncept och planer som är relevanta för de olika verksamheterna, skapas en god grund för utövarnas agerande med eftertanke i rätt huvudinriktning. Ledningen kan därmed fokusera på planering, inriktning samt övergripande uppdragsstyrning och uppföljning.

Ett effektivt ledningssystem behöver ha relevanta kopplingar till ägarstyrning, verkställande ledning, finansledning, operativ ledning, organisationsstruktur, affärsmodeller, program, projekt och projektstyrning, produktutvecklingsmodeller och ett stödjande verksamhetsledningssystem.

Övergripande ledning

Ledningsorganisationen i företag och organisationer bör använda styr-, besluts- och uppföljningsmodeller, som gör det möjligt att använda den samlade kognitiva förmågan i organisationen.

Den löpande ledningen av företag och organisationer utgår från fastställda strategier och styrformer.

Ledningsorganisationen i företag och organisationer genomför principiellt sett löpande följande:

• Informationsinhämtning och uppföljning av verksamhet.
• Skapar en situationsuppfattning – Ett ÄR-värde mot en tänkt inriktning.
• Jämför med konceptet för verksamheten och uppgjorda planer – Ett beslutat BÖR-läge.
• Ger direktiv om justeringar av huvudinriktning för verksamheten.

Ledningen och utövarna i verksamheten kan använda samma system för inhämtning av information, men med olika modeller för efterfrågade sammanställningar.

Baserat på erfarenheter från verksamheten fattar ledningen vid behov beslut om följande:

• Ger direktiv om framtagning av strategier, planer och förändringar baserat på förslag från ledningsstödet som även utför.
• Fastställer strategier, planer och förändringar.
• Föreslår justeringar i ägarrelaterade strategier och styrformer.

Ledningsstöd – Stab och planering

Ledningsstödet genomför:

• Omvärldsanalyser
• Strategiska analyser för framtagning av lång- och kortsiktiga inriktningar
• Förbättringsanalyser för att inrikta planeringsarbeten
• Tar fram strategier, planer och förändringsförslag.

Strategier, planer och andra åtgärdsförslag skapas genom att det finns ett koncept för framtagning av användningsbara planer:

• Uppdragsdefinition
• Uppföljning av pågående verksamhet
• Utvärdering
• Framtagning av alternativa möjliga ageranden
• Bedömande avseende lämpligt vägval
• Beslut
• Plan nedtecknas: Vad (Mål), Varför, Hur, När, Vem och Var

Förbättringsledning kan genomföras i en stegvis och iterativ process. Planer tas fram, direktiv om genomförande ges, verksamheten följs upp och utvärderas varefter planer och styrdokument justeras successivt.

Verksamhetsledningssystem

Verksamhetsledningssystem kan behöva förändras avseende processer, rutiner, checklistor med mera (exempel):

• Ägarstyrning
• Verkställande ledning
• Affärskoncept
• Verksamhetsledningskoncept för:
  • Operativ ledning
  • Program- och projektledning
  • Produktutveckling
  • Inköp, upphandling
  • Tillverkning
• Produkthantering – Tekniskt ansvar
• Organisationsstruktur
• Kompetensförsörjning

Realtidsledning

Utövare som agerar i realtid kan utnyttja en ledningsmodell Observera, Bedöma, Besluta och Agera (OBBA), vilken utgår från en amerikansk beslutsmodell med OODA-loopen (Observe, Orient, Decide, Act).

OODA (OBBA) är tillämplig i beslutsprocesser med högt tidstempo och ute i den dagliga verksamheten där olika beslutssituationer kan uppstå. OODA (OBBA) är således närmast en inlärd tankemetod för att bättre kunna hantera hög stress i snabba förlopp och därmed få en högre kognitiv tankeeffekt, jämfört med ett agerande utan eftertanke. Den inlärda tankemetoden kan bygga på successiv inlärning och minne av organisationens ledningsystem, strategier, planer, processer, rutiner och värdegrund.

Observera innefattar informationsinhämtning (inkluderande sensorer, insamling av data) för att kunna skapa en situationsuppfattning.

Bedöma (kärnan i modellen) avser att inom ramen för ett tidigare beslutat förhållningssätt (doktriner), analys av ny information, jämförelse med tidigare erfarenheter, förståelse för omedvetna kulturella skillnader, genomföra en analys och syntes av situationen med syfte att tankemässigt skapa ett beslutsunderlag.

Besluta och Agera följer därefter.

Ledare och medarbetares kompetenser och ledningsförmågor kan vara på olika sätt:

• Utförare 1: Agerar utan att göra en ordentlig observation.
• Utförare 2: Observerar men gör ingen ordentlig analys utan agerar direkt utan något beslut.
• Utförare 3: Agerar genom att ta tydlig ställning (beslut) men utan någon egentlig eftertanke.
• Utförare 4: Observerar relevant information, gör en snabbanalys (bedömande) mot för verksamheten relevanta frågor, fattar ett logiskt beslut och kan därefter agera enligt organisationens beslutade inriktningar.

Strävan bör vara att medarbetare beslutar och agerar med eftertanke enligt principen utförare 4. Ett sådant agerande enligt utförare 4 kan innebära att realtidsfrågor behöver lyftas till ledare för verksamheten. Snabba frågeställningar i realtidssituationer som uppstår kan vara följande:

• Jämföra observation mot hur det är tänkt?
• Är observationen relaterad till uppdrag och mål för organisationens verksamhet?
• Är det nödvändigt att vidta åtgärder?
• Har vi någon process eller rutin för detta?
• Vad är lämpliga åtgärder att vidta?
• Vad finns det för mandat och ansvar?
• Vilka har rätt kompetenser och behöver tillfrågas?
• Vilka genomför åtgärderna? Samverkan?
• Så här genomförs åtgärderna! Vad blir konsekvensen om vi inte genomför åtgärderna?

Med denna realtidsledningsprincip kan rätt beslut fattas och agerande ske enligt berörd organisations beslutade inriktningar.

Mekanisk konstruktion – Specifikt

Stöd avseende processer, rutiner checklistor m.m. kan på detaljerad nivå även inkludera framtagning av eller översyn av processer för mindre komplex produktutveckling – Exempelvis för mekanisk konstruktion:

• Processbeskrivningar för stegvist förfarande
• Kopplingar (gränsytor) till andra affärsprocesser
• Rutiner och metodbeskrivningar
• Checklistor t.ex. inför konstruktionsbeslut

Under Dokument framgår mer information om möjliga tjänster och uppdragsexempel.